De telefoon gaat de hele ochtend. Je assistentes staan aan de stoel.
Een assistente vinden is lastig, en wie er is, staat met één hand aan de stoel en de andere aan de telefoon. Patiënten bellen om te verzetten, vragen naar openingstijden of willen zich inschrijven. Ondertussen blijft er een stoel leeg omdat iemand zijn controle vergat. Webry bouwt een assistent die dat opvangt, zodat de balie weer tijd heeft voor wie er binnenloopt.
Minder bellen, minder lege stoelen.
Vandaag aan de balie
- Om acht uur rinkelt het al: verzetten, afzeggen, een vraag over de rekening. De wachtkamer kijkt mee.
- Recall gaat met de hand, als iemand er tijd voor vindt. Wie geen kaart of sms krijgt, schuift een half jaar op.
- Een no-show is een gat in het rooster, en niemand op de wachtlijst weet dat er plek vrijkwam.
Met een assistent erbij
- Praktische vragen krijgen direct antwoord, per telefoon, WhatsApp of de site, ook 's avonds.
- Controle-oproepen gaan op tijd de deur uit, met een link om zelf een moment te kiezen.
- Herinneringen voor elke afspraak, en zegt iemand af, dan krijgt de wachtlijst bericht over het vrije plekje.
Een patiënt verzet. De wachtlijst schuift door.
Een verzonnen praktijk als voorbeeld. Bij jullie spreekt de assistent met jullie openingstijden, behandelaars en huisregels.
- De patiënt stuurt een bericht of beltOp het kanaal dat hij gewend is. Er hoeft niemand een app te installeren.
- De assistent kijkt in de agendaEn biedt alleen tijden aan die bij die behandelaar en die behandeling passen.
- Vrije plekken worden opgevuldZegt iemand af, dan hoort de wachtlijst het meteen.
- Twijfel gaat naar de baliePijn, spoed of een lastige vraag: een assistente belt terug.
Hoeveel balie- en stoeltijd glipt er weg?
Vul de cijfers van jullie praktijk in. De berekening draait alleen op dit scherm; wij ontvangen niets.
Wat de assistent nooit doet.
Geen medisch advies
Geen diagnose, geen inschatting van klachten, geen uitspraak over een behandeling. Dat blijft bij de tandarts en de mondhygiënist.
Spoed naar een mens
Noemt iemand pijn, zwelling of een ongeluk, dan gaat het gesprek direct naar de balie of naar het spoednummer dat jullie opgeven.
Niets zonder jullie regels
Welke tijden hij mag aanbieden, wie op de wachtlijst staat en wat hij zegt over vergoedingen: dat stellen jullie in, niet wij.
Zorgvuldig, omdat het om gezondheid gaat.
Bijzondere persoonsgegevens
Gezondheidsinformatie valt onder de strengste regels van de AVG. De assistent ziet alleen wat hij nodig heeft om een afspraak te regelen.
Opslag in Europa
Gesprekken en afspraakgegevens staan op servers binnen de EU. Jullie tekenen een verwerkersovereenkomst met Webry.
Het dossier blijft waar het is
Behandelgegevens blijven in het praktijksysteem. Of en hoe we daarmee koppelen, zoeken we eerst samen uit.
Wat praktijkhouders willen weten.
Werkt dit samen met ons praktijksysteem?
Dat zoeken we per praktijk uit. Exquise, Oase, Simplex en andere pakketten hebben elk hun eigen mogelijkheden. We vragen eerst na wat bij jullie kan, en beloven pas iets als we het zeker weten. Waar geen koppeling mogelijk is, zet de assistent het verzoek klaar en plant een assistente het in.
Geeft de assistent medisch advies?
Nooit. Hij beantwoordt praktische vragen: openingstijden, afspraak verzetten, inschrijven, wat je meeneemt. Bij pijn, een ongeluk of twijfel verbindt hij door of zet hij een terugbelverzoek bij de balie, met voorrang.
Hoe gaan jullie om met patiëntgegevens?
Gezondheidsgegevens zijn bijzondere persoonsgegevens. De assistent gebruikt alleen wat nodig is voor de afspraak, alles staat op servers in de EU en je tekent een verwerkersovereenkomst. Het dossier zelf blijft in jullie praktijksysteem.
Wat merken patiënten ervan?
Ze krijgen sneller antwoord, ook buiten openingstijd, en een herinnering voor hun afspraak via het kanaal dat ze zelf kiezen. Wie liever een mens spreekt, krijgt een mens.
Wat kost het?
Dat hangt af van het aantal stoelen, de kanalen en wat er met het praktijksysteem kan. Na een kort gesprek krijg je een voorstel op papier, per onderdeel uitgesplitst. Daarna beslis jij.
Hoe beginnen we?
Met één ding, meestal de herinneringen tegen no-shows of de telefoon in de ochtend. Dat draait eerst naast de balie mee, zodat je assistentes zien wat hij antwoordt. Pas als het team tevreden is, komt het volgende onderdeel.
Vertel hoe een ochtend aan jullie balie verloopt.
Een kort telefoongesprek, hooguit een half uur, na het spreekuur of in de lunchpauze. We laten zien wat de assistent bij jullie zou opvangen, en zeggen het eerlijk als jullie praktijk er niet bij gebaat is.
Benieuwd of nieuwe patiënten jullie online goed vinden? Laat de praktijksite gratis keuren →