Je binnendienst tikt orders over. Dat kan een systeem.
Klanten mailen hun inkooporder, vaak als pdf. Iemand op kantoor zet regel voor regel artikelnummers, aantallen en leverdata in het ERP. Webry bouwt een systeem dat die orders zelf uitleest, controleert tegen je artikellijst en klaarzet in Exact, AFAS, King of Isah. Je collega kijkt na en drukt op akkoord.
Van overtikken naar nakijken.
Vandaag
- De order komt binnen als bijlage, in de tekst van een mail of via een portaal van de klant.
- Een collega typt hem over: klantcode opzoeken, artikelnummers vertalen, aantallen en leverdatum invullen.
- Eén tikfout en het gaat mis: verkeerde maat geproduceerd, te weinig geleverd, een klant die belt. En is die collega ziek of met vakantie, dan stapelt alles zich op.
Met Webry
- De order wordt meteen gelezen, welke opmaak de klant ook gebruikt.
- De software controleert elke regel tegen je artikellijst, prijsafspraken en wat deze klant normaal bestelt. Twijfel wordt gemarkeerd.
- Je collega drukt op akkoord en de order staat in het ERP. Seconden per order in plaats van minuten.
Eén pdf binnen. Eén order klaar.
Een verzonnen metaalbedrijf. Bij jou gaat het om je eigen klanten, artikelcodes en pakket.
Bijlage: PO-55120.pdf
- De order komt binnenPdf, mail of scan, in het orderadres dat je al hebt. Klanten merken niets.
- Lezen en vertalenKlant, artikelen, aantallen en leverdatum, met klantcodes vertaald naar jouw artikelnummers.
- Controle met jouw regelsOnbekende artikelen, rare aantallen en afwijkende prijsafspraken springen eruit.
- Akkoord en doorJe collega keurt, de order staat in het ERP. Bij twijfel beslist altijd een mens.
Hoeveel uur gaat er op aan overtikken?
Vul de cijfers van jullie binnendienst in. Niets wordt verstuurd; de som gebeurt op je eigen scherm.
Waarom dit makkelijk te testen is.
We draaien het eerst naast je binnendienst, op echte orders. Jij vergelijkt wat het systeem maakt met wat je collega invoerde.
Klopt het niet vaak genoeg, dan gaat het niet live. Je hoeft niets om te bouwen om dat te zien.Je ERP blijft de baas.
Orders blijven in Europa
Klantorders, artikellijsten en prijsafspraken worden in de EU verwerkt. Er komt een verwerkersovereenkomst bij.
Niets zonder akkoord
Het systeem zet klaar, een medewerker keurt. Prijzen en aantallen controleert de software met jouw gegevens, niet een taalmodel dat gokt.
Geen nieuw pakket
Exact, AFAS, King, Isah of Ridder blijft waar het is. Wij leveren de order aan via de koppeling of een importbestand.
Wat operationeel managers vragen.
We hebben al EDI. Waarom zouden we dit nodig hebben?
Mooi, dan loopt een deel al vanzelf. Bijna elk bedrijf heeft daarnaast klanten die gewoon een pdf of een mail sturen, of een order in de tekst van de mail typen. Juist die orders tikt iemand over. Daar richt dit zich op.
Werkt het met ons ERP?
We koppelen met Exact, AFAS, King, Isah en Ridder via hun koppeling of een importbestand. Werk je met een ander of eigen pakket, dan kijken we samen welke weg het snelst is. Je hoeft niet over te stappen.
Wat gebeurt er als een order onduidelijk is?
Dan markeert het systeem die regel: een artikelnummer dat niet in je lijst staat, een aantal dat afwijkt van wat de klant normaal bestelt, een leverdatum die al voorbij is. Je collega ziet meteen waar hij moet kijken. Er gaat niets het ERP in zonder akkoord.
Elke klant stuurt zijn orders anders aan. Kan dat?
Ja. Het systeem leest de order zoals een mens hem leest, dus een nieuwe opmaak is geen probleem. Gebruikt een klant eigen artikelcodes, dan leert het de vertaling naar jouw nummers en vraagt het bij twijfel.
Wat kost het?
Dat hangt af van het aantal orders en van je ERP. Eerst laten we zien dat het werkt op jullie eigen orders. Daarna krijg je een voorstel met een vaste prijs per onderdeel.
Raakt onze binnendienst hierdoor werk kwijt?
Ze raken het overtikken kwijt, niet hun baan. De tijd die vrijkomt gaat naar klanten bellen, levertijden bewaken en offertes. En je bent niet meer afhankelijk van die ene collega die alle orders kent.
Stuur drie orders, wij laten het resultaat zien.
In een kort telefoongesprek, hooguit een half uur, laten we zien hoe het systeem jullie eigen orders leest, geanonimiseerd mag. Daarna weet je of het past, en wat het voor je binnendienst betekent.
Ook benieuwd wat jullie website oplevert? Gratis website-keuring →