Je cliënten vergeten niet jou. Ze vergeten de datum.
Een herbehandeling hoort na een paar maanden terug te komen. In de praktijk wacht de cliënt tot het opvalt, belt dan op een druk moment, of boekt bij de kliniek die wél een berichtje stuurde. Webry bouwt een systeem dat je vaste cliënten met hun toestemming op het goede moment uitnodigt, no-shows terugdringt en de vragen van de balie opvangt. Medische vragen gaan altijd naar je behandelaar.
Van terugbellen op goed geluk naar een volle agenda.
Zo gaat het nu
- De herbehandeling hangt af van het geheugen van de cliënt, of van een medewerker die tussendoor een lijst nabelt.
- Afspraken vallen weg zonder bericht. De kamer staat leeg, de behandelaar wacht.
- De balie beantwoordt elke dag dezelfde vragen: mag ik sporten, wanneer mag ik make-up, kan ik verzetten?
Zo gaat het straks
- Op het juiste moment een persoonlijk bericht met twee vrije tijden, alleen naar cliënten die daar toestemming voor gaven.
- Een herinnering de dag ervoor, met één tik om te bevestigen of te verzetten. Een vrijgekomen plek gaat naar de wachtlijst.
- Standaardvragen krijgen meteen antwoord uit jullie eigen nazorgfolder. Alles wat medisch is, gaat naar de behandelaar.
Veertien weken later, vanzelf.
Een voorbeeld met een verzonnen huidkliniek. Bij jullie staan er je eigen behandelingen, termijnen, vestigingen en toon in.
- Het systeem kent de termijnPer behandeling stel je in na hoeveel weken een herbehandeling logisch is. De agenda weet wanneer iemand er was.
- Een uitnodiging met echte tijdenGeen "bel ons even", maar twee vrije plekken bij de eigen behandelaar. Kiezen kost één tik.
- Alleen met toestemmingWie bij de intake geen ja gaf of zich afmeldde, krijgt niets.
- Medisch blijft bij de artsEen vraag over een reactie of bijwerking gaat direct naar de behandelaar, nooit naar een automatisch antwoord.
Hoeveel afspraken lopen jullie nu mis?
Vul je eigen aantallen in. Niets hiervan wordt verstuurd; je browser rekent het uit.
Wat het systeem nooit doet.
Geen medisch advies
Vragen over een reactie, een bijwerking of of iemand geschikt is, gaan naar de behandelaar. Het systeem zegt alleen dat er iemand belt.
Geen beloftes over resultaat
Berichten gaan over de afspraak, nooit over wat een behandeling oplevert. Jullie keuren de teksten vooraf.
Bij twijfel: de behandelaar
Weet het systeem het niet zeker, dan beantwoordt het de vraag niet maar zet hij hem klaar voor een mens.
Medische gegevens vragen meer dan een vinkje.
Alleen wat nodig is
Voor een uitnodiging zijn naam, contactgegevens, behandelaar en laatste datum genoeg. Het medisch dossier blijft in jullie eigen systeem.
In Europa, met afspraken op papier
De gegevens staan op servers in de EU. Jullie krijgen een verwerkersovereenkomst en we lopen samen na wat er wel en niet het systeem in gaat.
Toestemming per cliënt
Het intakeformulier vraagt of iemand herinneringen wil. Afmelden kan in elk bericht, en dat wordt meteen verwerkt.
Wat klinieken ons vragen.
Is dit een marketingbureau dat advertenties voor ons draait?
Nee. We maken geen reclame en kopen geen bereik in. Dit gaat over cliënten die al bij je kwamen: dat ze op tijd terugkomen, hun afspraak nakomen en snel antwoord krijgen.
Mogen we cliënten zomaar een herinnering sturen?
Alleen cliënten die daar bij de intake ja op zeiden, krijgen een uitnodiging. Dat vinkje zetten we in je intakeformulier. Wie zich afmeldt, hoort niets meer.
Wat gebeurt er met een vraag over een bijwerking of een reactie op de behandeling?
Die beantwoordt het systeem niet. Het zet de vraag met het dossiernummer klaar voor de behandelaar en laat de cliënt weten dat die contact opneemt. Bij spoed staat het telefoonnummer van de kliniek erbij.
Werkt het met ons agendasysteem?
We beginnen met kijken welk boekings- of agendasysteem je per vestiging gebruikt. Heeft het een koppeling, dan lezen we daar de laatste behandeldatum uit. Zo niet, dan zoeken we samen de eenvoudigste route. Geen belofte vooraf.
Wat kost het?
Dat hangt af van het aantal vestigingen en wat er gekoppeld moet worden. Na een kort gesprek krijg je een voorstel zwart op wit, met een vaste prijs per onderdeel. Daarna beslis jij.
Waarom alleen klinieken met meerdere vestigingen?
Daar zit het meeste werk: meer agenda's, meer cliënten om aan te denken en meer telefoontjes over hetzelfde. Bij één behandelkamer is een goede gewoonte vaak genoeg.
Laat zien hoe jullie agenda nu loopt.
Een kort telefoongesprek, hooguit een half uur, met iemand van de praktijkleiding of de balie. We kijken waar herbehandelingen en no-shows nu blijven hangen, en zeggen eerlijk of dit voor jullie iets oplevert.
Eerst zien wat je website nu doet? Laat hem gratis keuren →