Elk kwartaal dezelfde mails om bonnetjes.
De aangifte moet de deur uit, en de helft van de klanten heeft nog niets aangeleverd. Dus mailt en belt je team, tikt het wat wél binnenkwam over en zoekt uit waar die ene afschrijving bij hoort. Webry bouwt een systeem dat klanten zelf aan hun stukken herinnert, bonnen en facturen uitleest en klaarzet in jullie pakket. Je medewerkers controleren en boeken.
Minder achter klanten aan, meer echt boekhoudwerk.
Nu bij veel kantoren
- Lijstjes bijhouden van wie er nog moet aanleveren, in Excel of in iemands hoofd.
- Rondmailen en nabellen, klant voor klant, elk kwartaal opnieuw.
- Overtikken wat binnenkomt: leverancier, datum, btw-tarief en grootboekrekening per document.
Met het systeem
- Per klant een overzicht van wat er mist, bijgewerkt zodra er iets binnenkomt.
- Herinneringen gaan vanzelf, vriendelijk en met een uploadlink. Pas na een paar keer belt iemand van jullie.
- Documenten worden uitgelezen en met een grootboekvoorstel klaargezet in het pakket. De medewerker keurt goed of past aan.
Van ontbrekende bon tot klaargezette boeking.
Een verzonnen kantoor met verzonnen klanten. Bij jullie staan jullie eigen klanten, pakket en grootboekschema erin.
- Het systeem weet wat er mistPer klant en per periode, op basis van wat er vorig kwartaal binnenkwam en wat er in de bank staat.
- De klant krijgt een herinneringIn jullie naam en toon, met een link om te uploaden. Geen account nodig.
- Wat binnenkomt wordt uitgelezenLeverancier, datum, btw-tarief en een grootboekvoorstel. De bedragen komen uit het document zelf.
- De medewerker beslistGoedkeuren, aanpassen of terugvragen. Er wordt niets geboekt zonder iemand van jullie.
Hoeveel uur gaat er op aan najagen en overtikken?
Vul in hoe het nu bij jullie gaat. De berekening blijft in je browser; wij zien niets.
We kennen de boekhoudkant van binnenuit.
Webry bouwde een eigen boekhoudplatform, met facturatie en rapportages.
Daarom weten we hoe grootboekschema's, btw-tarieven en perioden in elkaar zitten. Wat we voor jullie bouwen sluit aan op het pakket dat je al hebt; we vragen niet om over te stappen.De cijfers van je klanten blijven waar ze horen.
Opslag in Europa
Documenten en gegevens staan op servers binnen de EU. Er komt een verwerkersovereenkomst, zodat helder is wie wat met de stukken mag.
Toegang per medewerker
Iedereen ziet alleen de klanten waar hij of zij aan werkt. Wie welk document heeft geopend of goedgekeurd, is terug te zien.
Het vak blijft bij jullie
Uitlezen en klaarzetten doet het systeem. Boeken, de aangifte en het advies aan de klant doen jullie medewerkers.
Wat kantoren vooraf willen weten.
Moeten onze klanten iets nieuws leren?
Nauwelijks. Ze krijgen een bericht met een uploadlink en kunnen een foto van de bon maken of een pdf doorsturen naar een vast adres. Geen account, geen app. Wie het liever mailt zoals altijd, mag dat blijven doen.
Werkt het met ons boekhoudpakket?
We sluiten aan op wat jullie gebruiken, zoals Exact, Twinfield, Snelstart, Moneybird of e-Boekhouden. Per pakket kijken we vooraf wat er via een koppeling kan en wat via een import. Dat hoor je in het eerste gesprek, voordat er iets gebouwd wordt.
Wie controleert de boekingen en de aangifte?
Jullie medewerkers, zoals nu. Het systeem leest documenten uit en doet een voorstel voor het grootboek. Bedragen komen letterlijk uit het document, er rekent geen taalmodel mee. Btw-aangifte, jaarwerk en het laatste oordeel blijven mensenwerk.
Wat gebeurt er met de gegevens van onze klanten?
Die staan op servers in de EU en zijn per medewerker afgeschermd. Jullie krijgen een verwerkersovereenkomst, en wij gebruiken de stukken nergens anders voor. Wat niet nodig is voor het verwerken, slaan we niet op.
Wat kost het?
Dat hangt af van het aantal klanten, het pakket en welke stappen je wilt laten overnemen. Na een kennismaking krijg je een voorstel op papier met een vaste prijs per onderdeel. Pas dan beslis je.
Hoe beginnen we?
Met één stap: meestal het najagen van ontbrekende stukken, omdat dat het snelst tijd oplevert. We draaien het eerst met een paar klanten die je zelf kiest. Bevalt het, dan schuift de rest van het klantenbestand aan.
Vertel hoe jullie kwartaalafsluiting nu loopt.
Een kort telefoongesprek, hooguit een half uur. We vragen welk pakket jullie gebruiken en hoe de stukken nu binnenkomen, en zeggen eerlijk of het systeem bij jullie kantoor tijd oplevert.
Ook benieuwd wat jullie eigen website nu oplevert? Laat hem gratis keuren →